Regla 2: Nombres y apellidos con prefijos y apellidos compuestos

Los prefijos, preposiciones o artículos que forman parte de un apellido o nombre siempre se consideran parte del apellido o del nombre que le sigue y constituyen una sola unidad de archivo.

Por ejemplo: Celeste O’neill se archiva ONEILL CELESTE

En muchas ocasiones se cometen errores en el momento de codificar nombres de individuos.  Esto se debe a que un apellido compuesto de una persona puede ser los dos apellidos de otra.  También hay apellidos que se utilizan como nombre.

Por ejemplo: Cruz, Rosa, Santiago, Mercedes y Rosario se usan como nombre o apellido.

Los apellidos compuestos que parecen ser más de un apellido, se consideran una sola unidad de archivo. 

Por ejemplo: Nitza Esther López de Victoria se archiva López de Victoria Nitza Esther

Para evitar errores en la codificación, se debe preparar un formulario en el que se solicite a la persona la información.  El formulario debe proveer espacio por separado para: apellido paterno, apellido materno, primer nombre, segundo nombre o inicial.  A la persona se le debe solicitar, además, su nombre de casada u otro nombre por el que se le conoce, así como cualquier otra información pertinente para incluirla en la base de datos.